Что же такое проект? Все мы постоянно осуществляем проекты в своей
повседневной жизни. Вот простые примеры: подготовка к юбилею, ремонт в
квартире, проведение исследований, написание книги... Все эти виды
деятельности имеют между собой целый ряд общих признаков, делающих их
проектами:
они направлены на достижение конкретных целей;
они включают в себя координированное выполнение взаимосвязанных действий;
они имеют ограниченную протяженность во времени, с определенным началом и концом;
они в определенной степени неповторимы и уникальны.
В общем случае, именно эти четыре характеристики отличают проекты от
других видов деятельности. Каждая из названных характеристик имеет
важный внутренний смысл, и поэтому мы их рассмотрим более пристально.
Направленность на достижение целей.
Проекты нацелены на получение определенных результатов - иными словами,
они направлены на достижение целей. Именно эти цели являются движущей
силой проекта, и все усилия по его планированию и реализации
предпринимаются для того, чтобы эти цели были достигнуты. Проект обычно
предполагает целый комплекс взаимосвязанных целей. Например, основной
целью проекта, связанного с компьютерным программным обеспечением,
может быть разработка информационной системы управления предприятием.
Промежуточными целями (подцелями) могут быть разработка базы данных,
разработка математического и программного обеспечения, тестирование
системы. В разработке базы данных, в свою очередь, также могут быть
выделены цели более низкого уровня - разработка логической структуры
базы данных, реализация базы данных с помощью СУБД, загрузка данных и
так далее. Тот факт, что проекты ориентированы на достижение цели,
имеет огромный внутренний смысл для управления ими. Прежде всего, он
предполагает, что важной чертой управления проектами является точное
определение и формулирование целей, начиная с высшего уровня, а затем
постепенно опускаясь до наиболее детализированных целей и задач. Кроме
того, отсюда следует, что проект можно рассматривать как преследование
тщательно выбранных целей, и что продвижение проекта вперед связано с
достижением целей все более высокого уровня, пока наконец не достигнута
конечная цель.
Координированное выполнение взаимосвязанных действий.
Проекты сложны уже по самой своей сути. Они включают в себя выполнение
многочисленных взаимосвязанных действий. В отдельных случаях эти
взаимосвязи достаточно очевидны (например, технологические
зависимости), в других случаях они имеют более тонкую природу.
Некоторые промежуточные задания не могут быть реализованы, пока не
завершены другие задания; некоторые задания могут осуществляться только
параллельно, и так далее. Если нарушается синхронизация выполнения
разных заданий, весь проект может быть поставлен под угрозу. Если
немного задуматься над этой характеристикой проекта, становится
очевидно что проект - это система, то есть целое, складывающееся из
взаимосвязанных частей, причем система динамическая, и, следовательно,
требующая особых подходов к управлению.
Ограниченная протяженность во времени.
Проекты выполняются в течение конечного периода времени. Они временны.
У них есть более или менее четко выраженные начало и конец. Проект
заканчивается, когда достигнуты его основные цели. Значительная часть
усилий при работе с проектом направлена именно на обеспечение того,
чтобы проект был завершен в намеченное время. Для этого готовятся
графики, показывающие время начала и окончания заданий, входящих в
проект. Отличие проекта от производственной системы заключается в том,
что проект является однократной, не циклической деятельностью. Серийный
же выпуск продукции не имеет заранее определенного конца во времени и
зависит лишь от наличия и величины спроса. Когда исчезает спрос,
производственный цикл кончается. Производственные циклы в чистом виде
не являются проектами. Однако, в последнее время проектный подход все
чаще применяется и к процессам, ориентированным на непрерывное
производство. Например, проекты увеличения производства до указанного
уровня в течении определенного периода, исходя из заданного бюджета,
или выполнение определенных заказов, имеющих договорные сроки поставки.
Проект как система деятельности существует ровно столько времени,
сколько его требуется для получения конечного результата. Концепция
проекта, однако, не противоречит концепции фирмы или предприятия и
вполне совместима с ней. Напротив, проект часто становится основной
формой деятельности фирмы.
Уникальность.
Проекты - мероприятия в известной степени неповторимые и однократные.
Вместе с тем, степень уникальности может сильно отличаться от одного
проекта к другому. Если вы занимаетесь строительством коттеджей и
возводите двадцатый по счету однотипный коттедж, степень уникальности
вашего проекта достаточно невелика. Базовые элементы этого дома
идентичны элементам предыдущих девятнадцати, которые вы уже построили.
Основные же источники уникальности, однако, могут быть заложены в
специфике конкретной производственной ситуации - в расположении дома и
окружающего ландшафта, в особенностях поставок материалов и
комплектующих, в новых субподрядчиках. С другой стороны, если вы
разрабатываете уникальный прибор или технологию, вы, безусловно, имеете
дело с задачей весьма уникальной. Вы делаете то, что никогда раньше не
делалось. И поскольку прошлый опыт может в данном случае лишь
ограниченно подсказывать вам, чего можно ожидать при выполнении
проекта, он полон риска и неопределенности.
Управление проектом
Известный закон Лермана гласит: "Любую техническую проблему можно
преодолеть, имея достаточно времени и денег", а следствие Лермана
уточняет: "Вам никогда не будет хватать либо времени, либо денег".
Именно для преодоления сформулированной в следствии Лермана проблемы и
была разработана методика управления деятельностью на основе проекта. А
распространение данной методики управления на различные сферы
деятельности является дополнительным доказательством ее эффективности.
Если попросить менеджера описать, как он понимает свою основную задачу
в выполнении проекта, то скорее всего он ответит: "Обеспечить
выполнение работ". Это действительно главная задача руководителя. Но
если задать тот же вопрос более опытному менеджеру, то можно услышать и
более полное определение главной задачи менеджера проекта: "Обеспечить
выполнение работ в срок, в рамках выделенных средств, в соответствии с
техническим заданием". Именно эти три момента: время, бюджет и качество
работ находятся под постоянным вниманием руководителя проекта. Их также
можно назвать основными ограничениями, накладываемыми на проект. Под
управлением проектом подразумевается деятельность, направленная на
реализацию проекта с максимально возможной эффективностью при заданных
ограничениях по времени, денежным средствам (и ресурсам), а также
качеству конечных результатов проекта (документированных, например, в
техническом задании). За тридцать с лишним лет, в течении которых
применяется технология управления проектами, был разработан целый ряд
методик и инструментов, призванных помочь руководителям проектов
управлять этими ограничениями. Для того, чтобы справиться с
ограничениями по времени используются методы построения и контроля
календарных графиков работ. Для управления денежными ограничениями
используются методы формирования финансового плана (бюджета) проекта и,
по мере выполнения работ, соблюдение бюджета отслеживается, с тем,
чтобы не дать затратам выйти из под контроля. Для выполнения работ
требуется их ресурсное обеспечение и существуют специальные методы
управления человеческими и материальными ресурсами (например, матрица
ответственности, диаграммы загрузки ресурсов). Из трех основных
ограничений труднее всего контролировать ограничения по заданным
результатам проекта. Проблема заключается в том, что задания часто
трудно и формулировать, и контролировать. Для решения данных проблем
используются, в частности, методы управления качеством работ. Итак,
руководители проектов отвечают за три аспекта реализации проекта:
сроки, расходы и качество результата. В соответствии с общепринятым
принципом управления проектами, считается, что эффективное управление
сроками работ является ключом к успеху по всем трем показателям.
Временные ограничения проекта часто являются наиболее критичными. Там,
где сроки выполнения проекта серьезно затягиваются, весьма вероятными
последствиями являются перерасход средств и недостаточно высокое
качество работ. Поэтому, в большинстве методов управления проектами
основной акцент делается на календарном планировании работ и контроле
за соблюдением календарного графика. Немного истории ...
В
основе методов управления проектами лежат методики сетевого
планирования, разработанные в конце 50-х годов в США. В 1956 г.
М.Уолкер из фирмы "Дюпон", исследуя возможности более эффективного
использования принадлежащей фирме вычислительной машины Univac,
объединил свои усилия с Д.Келли из группы планирования капитального
строительства фирмы "Ремингтон Рэнд". Они попытались использовать ЭВМ
для составления планов-графиков крупных комплексов работ по
модернизации заводов фирмы "Дюпон". В результате был создан
рациональный и простой метод описания проекта с использованием ЭВМ.
Первоначально он был назван методом Уолкера-Келли, а позже получил
название Метода Критического Пути - МКП (или CPM - Critical Path
Method).
Параллельно и независимо в военно-морских силах США
был создан метод анализа и оценки программ PERT (Program Evaluation and
Review Technique). Данный метод был разработан корпорацией "Локхид" и
консалтинговой фирмой "Буз, Аллен энд Гамильтон" для реализации проекта
разработки ракетной системы "Поларис", объединяющего около 3800
основных подрядчиков и состоящего из 60 тыс. операций. Использование
метода PERT позволило руководству программы точно знать, что требуется
делать в каждый момент времени и кто именно должен это делать, а также
вероятность своевременного завершения отдельных операций. Руководство
программой оказалось настолько успешным, что проект удалось завершить
на два года раньше запланированного срока. Благодаря такому успешному
началу данный метод управления вскоре стал использоваться для
планирования проектов во всех вооруженных силах США. Методика отлично
себя зарекомендовала при координации работ, выполняемых различными
подрядчиками в рамках крупных проектов по разработке новых видов
вооружения.
Крупные промышленные корпорации начали применение
подобной методики управления практически одновременно с военными для
разработки новых видов продукции и модернизации производства. Широкое
применение методика планирования работ на основе проекта получила в
строительстве. Например, для управления проектом сооружения
гидроэлектростанции на реке Черчилль в Ньюфаундленде (полуостров
Лабрадор). Стоимость проекта составила 950 млн. долларов.
Гидроэлектростанция строилась с 1967 по 1976 г. Этот проект включал
более 100 строительных контрактов, причем стоимость некоторых из них
достигала 76 млн. долларов. В 1974 году ход работ по проекту опережал
расписание на 18 месяцев и укладывался в плановую оценку затрат.
Заказчиком проекта была корпорация Churchill Falls Labrador Corp.,
которая для разработки проекта и управления строительством наняла фирму
Acress Canadian Betchel.
По существу, значительный выигрыш по
времени образовался от применения точных математических методов в
управлении сложными комплексами работ, что стало возможным благодаря
развитию вычислительной техники. Однако, первые ЭВМ были дороги и
доступны только крупным организациям. Таким образом, исторически первые
Жизненный цикл проекта.
Любой проект проходит через определенные фазы в своем развитии. Стадии
жизненного цикла проекта могут различаться в зависимости от сферы
деятельности и принятой системы организации работ. Однако, у каждого
проекта можно выделить начальную (прединвестиционную) стадию, стадию
реализации проекта и стадию завершения работ по проекту. Это может
показаться очевидным, но понятие жизненного цикла проекта является
одним из важнейших для менеджера, поскольку именно текущая стадия
определяет задачи и виды деятельности менеджера, используемые методики
и инструментальные средства. Руководители проектов разбивают цикл жизни
проекта на этапы различными способами. Например, в проектах по
разработке программного обеспечения часто выделяются такие этапы как
осознание потребности в информационной системе, формулирование
требований, проектирование системы, кодирование, тестирование,
эксплуатационная поддержка. Однако, наиболее традиционным является
разбиение проекта на четыре крупных этапа: формулирование проекта,
планирование, осуществление и завершение.
Формулирование
проекта по существу подразумевает функцию выбора проекта. Проекты
инициируются в силу возникновения потребностей, которые нужно
удовлетворить. Однако, в условиях дефицита ресурсов невозможно
удовлетворить все потребности без исключения. Приходится делать выбор.
Одни проекты выбираются, другие отвергаются. Решения принимаются исходя
из наличия ресурсов, и в первую очередь финансовых возможностей,
сравнительной важности удовлетворения одних потребностей и
игнорирования других, сравнительной эффективности проектов. Решения по
отбору проектов к реализации тем важнее, чем масштабнее предполагается
проект, поскольку крупные проекты определяют направление деятельности
на будущее (иногда на годы) и связывают имеющиеся финансовые и трудовые
ресурсы. Определяющим показателем здесь является альтернативная
стоимость инвестиций. Иными словами, выбирая проект "А", а не проект
"В", организация отказывается от тех выгод, которые мог бы принести
проект "В". Для сравнительного анализа проектов на данном этапе
применяются методы проектного анализа, включающие в себя финансовый,
экономический, коммерческий, организационный, экологический, анализ
рисков и другие виды анализа проекта. Системы для планирования и
управления проектами на этой стадии как правило используются в
ограниченном виде, поэтому, мы не будем более подробно останавливаться
на данных методах в этой книге.
Планирование. Планирование в
том или ином виде производится в течении всего срока реализации
проекта. В самом начале жизненного цикла проекта обычно разрабатывается
неофициальный предварительный план - грубое представление о том, что
потребуется выполнить в случае реализации проекта. Решение о выборе
проекта в значительной степени основывается на оценках предварительного
плана. Формальное и детальное планирование проекта начинается после
принятия решения о его реализации. Определяются ключевые точки (вехи)
проекта, формулируются задачи (работы) и их взаимная зависимость.
Именно на этом этапе используются системы для управления проектами,
предоставляющие руководителю проекта набор средств для разработки
формального плана: средства построения иерархической структуры работ,
сетевые графики и диаграммы Гантта, средства назначения и гистограммы
загрузки ресурсов. Как правило, план проекта не остается неизменным, и
по мере осуществления проекта подвергается постоянной корректировке с
учетом текущей ситуации.
Осуществление. После утверждения
формального плана на менеджера ложиться задача по его реализации. По
мере осуществления проекта руководители обязаны постоянно
контролировать ход работ. Контроль заключается в сборе фактических
данных о ходе работ и сравнении их с плановыми. К сожалению, в
управлении проектами можно быть абсолютно уверенным в том, что
отклонения между плановыми и фактическими показателями случаются
всегда. Поэтому, задачей менеджера является анализ возможного влияния
отклонений в выполненных объемах работ на ход реализации проекта в
целом и в выработке соответствующих управленческих решений. Например,
если отставание от графика выходит за приемлемый уровень отклонения,
может быть принято решение об ускорении выполнения определенных
критических задач, за счет выделения на них большего объема ресурсов.
Завершение. Рано или поздно, но проекты заканчиваются. Проект
заканчивается когда достигнуты поставленные перед ним цели. Иногда
окончание проекта бывает внезапным и преждевременным, как в тех
случаях, когда принимается решение прекратить проект до его завершения
по графику. Как бы то ни было, но когда проект заканчивается, его
руководитель должен выполнить ряд мероприятий, завершающих проект.
Конкретный характер этих обязанностей зависит от характера самого
проекта. Если в проекте использовалось оборудование, надо произвести
его инвентаризацию и, возможно, передать его для нового применения. В
случае подрядных проектов надо определить, удовлетворяют ли результаты
условиям подряда или контракта. Может быть необходимо составить
окончательные отчеты, а промежуточные отчеты по проекту организовать в
виде архива.
Что же такое проект? Все мы постоянно осуществляем проекты в своей
повседневной жизни. Вот простые примеры: подготовка к юбилею, ремонт в
квартире, проведение исследований, написание книги... Все эти виды
деятельности имеют между собой целый ряд общих признаков, делающих их
проектами: